【採用担当者向け！】新卒採用の内々定・内定とは？マイナビ社員が徹底解説！

この記事では採用担当者向けに新卒採用の内々定・内定を解説します。

これから新卒採用を始める企業や選考フローに迷っている企業におすすめの内容となっております。

内々定・内定の概念や内定者フォローで意識するポイントも解説しますので、ぜひ最後まで見てみてください。

内々定と内定と採用の違いについて

新卒採用には、内々定と内定と採用といった似た意味を持つ言葉があります。

ここでは、各言葉の定義や概念について解説していきます。

内々定とは

内々定は、内定を出す約束を口約束で交わすことです。

企業が正式な内定通知を出す前に、採用予定者に対して口頭や非公式の形で採用の意思を伝えることを指します。

特に新卒採用の場面で多く見られ、インターンシップの参加者や特定の選考を通過した求職者に対し、早期に企業との結びつきを強めるために行われることがあります。

内々定では、労働契約自体が成立していないため、基本的には会社から一方的に内々定を取り消すことも可能です。

内々定者からの損害賠償請求等も原則として認められません。

内々定はあくまで非公式なものなので、求職者はこれを受けて就職活動を進めるかどうかの判断をすることになります。

内定とは

内定とは、正式に書類上で行われる効力がある取り交わしです。

企業が求職者に対して採用の意思を示し、一定の条件下で雇用契約を予定することを意味します。

特に新卒採用では、入社前に「内定通知」を出し、求職者が承諾することで雇用関係が成立する場合があります。

また、内定者側からの労働契約の解約が「内定辞退」、会社側からの解約が「内定取消」ということになります。

内定は法的には「労働契約の予約」とされることが多く、企業側が一方的に取り消すことは基本的にできません。

採用とは

採用は内定を受けた候補者が内定承諾を表明した上で雇用契約を締結し、実際に業務を開始することを意味します。
採用が決定すると、雇用契約が結ばれ、正式に従業員として迎え入れられることになります。

内々定・内定のスケジュール

内々定を通知するのは、企業が学生の選考を終えて、合格を出す時です。

正式に内定を通知できるようになるのは、入社前年の10月以降です。

多くの企業では10月1日に内定式を実施した時に内定通知書を発行して内定通知をします。

それまでは、口約束段階である「内々定」となります。

内定通知書と採用通知書の違いについて

新卒採用において、内定通知書と採用通知書がありますので、違いについて解説していきます。

内定通知書とは

内定通知書は、企業が求職者に対して「採用の意思はあるが、正式な雇用契約はまだ結んでいない」ことを知らせる書類です。

特に新卒採用において使用されることが多く、求職者が卒業を条件とする場合など、一定の条件のもとで入社が確定することを通知します。

内定通知書には、内定の条件や入社予定日、勤務開始時の条件などが記載されることが一般的です。

ただし、企業側の都合や求職者側の事情によって、内定を取り消すケースもあります。

法的には、「労働契約の予約」とみなされることが多いため、企業は内定通知を発行する際には慎重な対応が求められます。

簡単にまとめると以下の通りです。

採用通知書とは

採用通知書は、企業が求職者に対して正式に採用が決定したことを通知する書類です。

この通知書が発行される段階では、雇用契約の詳細が明確になっていることが多く、給与や勤務条件などの重要な情報が明記されます。

採用通知書を受け取った求職者は、企業との労働契約を締結し、正式に社員として迎え入れられる準備を進めます。

採用通知書は、特に中途採用や契約社員の雇用において使用されることが多く、企業と求職者の間で契約内容を明確にするための重要な書類となります。

この通知書が交付されることで、企業と求職者の双方が採用に関する認識を統一し、円滑な入社手続きを進めることが可能になります。

簡単にまとめると以下の通りです。

内定通知書のテンプレート

以下は内定通知書テンプレートです。

内定通知書テンプレートのダウンロードはこちらからお願いします。

学生に内定を出す際の注意点

学生に内定を出す際の注意点として、以下があります。

ここから上記3つを解説していきます。

早めに通知する

応募者に内定を出す際の注意点として、学生に早めに通知することがあげられます。

学生は複数企業の選考を受けていることが多く、内定通知が遅れると他社への選考に影響が出てしまう可能性があります。

学生に早期に通知することで、学生の意思決定を助け、自社の信頼に繋がることになります。

また、早めに通知することで、内定者が入社準備を余裕をもって進めることができます。

特に新卒採用では、卒業に伴う手続きや住居の確保など、事前に準備が必要な項目が多いため、早めの通知が大きなメリットとなります。

口頭ではなく書面で通知する

応募者に内定を出す際の注意点として、口頭ではなく書面で通知することがあげられます。

口頭の通知のみでは、企業と学生間に誤解が生じたり、法的な問題が発生するリスクがあります。

書面で通知することで、企業と内定者の間で採用条件を明確にし、双方が共通認識を持つことができます。

書面には、内定者の氏名、内定の日時、入社予定日、勤務条件、給与、勤務地など、具体的な内容の記載が求められます。

また、内定通知の際には、内定者が納得できるよう説明を加え、不安を解消することも重要です。

内定承諾書の提出期限の設定

応募者に内定を出す際の注意点として、内定承諾書の提出期限を設定することがあげられます。

学生の正式な入社の決定には、内定承諾書が必要です。

そのため、企業は内定通知書を送った後、学生から了解の意思確認をし、内定承諾書を受け取らなくてはなりません。

ただ学生もあなたの会社以外に多くの企業の選考に参加しているため、他の企業へ就職を決めることも十分に考えられます。

そこで、具体的な内定承諾書の提出期限を決めることで、学生側も真剣にあなたの会社への入社を考えることができます。

注意点として、採用したいがあまり、極端に入社承諾書の提出期限を短く設定すると、学生が圧迫感を感じたり、スケジュールに合わないなどと言った理由で内定辞退につながる可能性があります。

内定の取り消しが認められる事例

内定の取り消しが認められる事例はあります。

以下では、内定の取り消しが認められる事例を「内定者都合」と「企業都合」に分けて解説していきます。

【内定者都合】内定取り消しの事例

内定者の都合による内定取り消しの事例は、以下があります。

【企業都合】内定取り消し事例

企業の都合による内定取り消しの事例として、以下があります。

このような企業都合の内定取消しは、求職者に対して経済的・心理的な影響を与えるため、慎重な対応が求められます。

企業は、可能な限り早めに通知を行い、場合によっては補償や代替の採用機会を提供するなどの配慮が望ましいでしょう。

内定者フォローについて

内定者フォローは、以下の”学生3大不安”を解決するために実施することが多いです。

ここからは上記3つの不安についての対応策を解説していきます。

会社に対する不安

内定者の不安として、「会社に対する不安」があります。

具体的な不安としては、以下があります。

上記に関して、多面的に会社・仕事内容を理解させ、会社を選択した自信を持ってもらうことが重要です。

解決策として、会社説明会や面談・座談会の実施により、プラスマイナスの情報を提供して学生とすり合わせをすることがおすすめです。

仲間に対する不安

内定者の不安として、「仲間に対する不安」があります。

具体的な不安としては、以下があります。

上記に関して、同期や先輩社員の価値観・人柄を理解させ、仲間と働く期待を持ってもらうことが重要です。

解決策として、内定者懇親会や内定者研修の実施により、内定者同士の交流の場や自己開示をする場を設けることがおすすめです。

自分に対する不安

内定者の不安として、「自分に対する不安」があります。

具体的な不安としては、以下があります。

上記に関して、実際に働くためのマインド・スキルを習得させ、活躍するイメージを持ってもらうことが重要です。

解決策として、内定者研修の実施や新入社員研修のカリキュラム共有するような、新入社員になる準備を進めて徐々に社会人になるイメージを持てるようなコンテンツを実施することがおすすめです。

最後に

本記事では、採用担当者向けに新卒採用の内定出し前後でやるべきことを解説してきました。

昨今では内定出し後の承諾率に課題を感じる企業が多く、内定の出し方やフォローの仕方が重要になります。

本記事を踏まえて、より詳細を聞きたい人は、お問い合わせください。